Se maskinöversättning på 

Telekonferenstjänsten

Bakgrund

Telekonferenstjänsten omvandlar din anknytning till en konferenstelefon. Den ger dig möjlighet att enkelt skapa en telefonkonferens och deltagarna behöver bara veta vad du har för anknytning.

Max antal deltagare är 15 st.


OBS! Tjänsten fungerar bara för dig som har en egen anknytning, inte för delade anknytningar som doktorandrum, expedition, gruppnummer och liknande. Detta eftersom anknytningen är knuten ditt användarnamn och endast ett användarnamn kan knytas till varje anknytning.

 

Anordna en konferens i webbtjänsten Min telefon (su.se/mintelefon)


1. Öppna su.se/mintelefon.


2. Gå in på Aktiviteter och klicka på Ny aktivitet.


3. I rullgardinen Aktivitet välj Telekonferenstjänsten.


4. I rullgardinen Vidarekoppla till välj Röstbrevlåda.


I fältet information kan du ange en PIN-kod. Som standard är PIN-koden 1234, men du bör ändra den för att undvika att obehöriga kommer in i din konferens. Lägg märke till att PIN-koden måste föregås av "PIN:".


Om du väljer att skapa en PIN-kod rekommenderar vi att du markerar "Visa bara denna information för telefonister". Detta för att ingen obehörig ska kunna se koden. Om du ej markerar "Visa bara denna information för telefonister" syns den i Min telefon när andra söker upp dig där.


5. Ställ in önskade tider och klicka på Spara.

TIPS: Om din konferens ska börja kl 13.00, ställ in tiden strax innan (t ex 12.55). Detta för att undvika att du får direktsamtal av dina deltagare, om de ringer in innan konferensens startat.

Lathund_Telekonferenstjänsten_01.png


6. Därefter bjuder du in dina deltagare, t ex med e-post, och meddelar dem din anknytning och PIN-kod.


Starta konferensen

När konferensen ska börja händer följande:
När den första deltagaren ringer ditt nummer får hen en meny uppläst för sig, där det första alternativet är att delta i konferensen. Sedan tillfrågas deltagaren om sitt namn och får uppge PIN-koden (om du som ansvarig för konferensen har skapat en sådan).


Information för deltagare

För dig som ska ringa in för att delta i en telefonkonferens är processen enkel och självförklarande, men om du i förväg vill veta hur det går till följer här en översikt:
Ring upp den person som bjudit in till konferensen.
Om arrangören för din konferens har skapat en PIN-kod för konferensen ombeds du trycka in den. Har arrangören en röstbrevlåda så läses dennes informationsmeddelande upp först och sedan kommer valet att delta i konferensen eller bli kopplad till telefonist. Om konferensen spelas in blir du även meddelad om detta innan du ansluter.
När du lämnar konferensen får de kvarvarande deltagarna ett meddelande om det.
 

Funktioner under konferensen


Under konferensen blir följande meddelanden upplästa för deltagarna:
• Inspelning: När ordföranden startar och stoppar inspelningen (se knapp 4 nedan) hör deltagarna ett meddelande om detta.
• Systemet är inställt så att så länge man är fler än två deltagare kvar fortsätter mötet. Tänk därför på att förlänga tiden på din aktivitet vid behov för att få rätt hänvisningsbesked för de som ringer och söker dig.



Som arrangör kan du göra följande med knapparna på telefonen:
0
- Få menyn uppläst.
1 - Få information om antal nuvarande deltagare.
2 - Ringa en ny deltagare. Du uppmanas att slå deltagarens nummer och avsluta med fyrkant. Den nya deltagarens telefon ringer, och när samtalet besvaras hörs ett välkomstmeddelande och en fråga om att ansluta till konferensen. Om samtalet inte går fram, till exempel om mottagaren inte svarar, får du veta anledningen till detta.
4 - Starta/stoppa inspelning av konferensen. Alla som deltar i konferensen hör ett meddelande när inspelningen startas och stoppas. Inspelningen syns sedan i Mintelefon under Meddelanden.
- Återstående tid av konferensen.
6 - Utöka återstående tid med 15 min.

2258Visningar
10
© ComAround Scandinavia AB 2000 - 2021 Med ensamrätt

Hjälpte den här artikeln dig?